برگزاری رویداد

اتوماسیون فرآیند رزرو و هماهنگی داوطلبان

“ فرآیندی که قبلاً با پیگیری‌های دستی انجام می‌شد، حالا در یک بستر واحد و با حداقل دخالت انسانی مدیریت می‌شود. ”

چه مسئله‌ای داشتیم؟

مجموعه نیاز داشت فرآیند رزرو بازه‌های زمانی نیم‌ساعته را بدون دخالت مداوم نیروی انسانی مدیریت کند. علاوه بر ثبت رزروها، امکان مشاهده گزارش‌ها از زوایای مختلف، محدود کردن تعداد رزرو کاربران، تعریف کاربران ویژه و مدیریت کاربران متخلف نیز مورد نیاز بود.

از سوی دیگر، مجموعه باید بتواند با کاربران خود ارتباط مستقیم داشته باشد و در کنار فرآیند رزرو، امکان جذب و مدیریت داوطلبان را نیز فراهم کند.

پیچیدگی دیگر پروژه به شرایط زیرساختی آن زمان بازمی‌گشت؛ در دوره‌ای که محدودیت‌های اینترنتی و شرایط جنگی باعث اختلال در بسیاری از سرویس‌ها شده بود، سامانه باید به شکلی طراحی می‌شد که پایداری و تداوم فعالیت آن حفظ شود.

چطور کمک کردیم؟

نیکد در این پروژه یک بات اختصاصی بر بستر پیام‌رسان بله طراحی و توسعه داد تا فرآیند رزرو و مدیریت کاربران به صورت خودکار انجام شود.

کاربران می‌توانستند بازه‌های زمانی مورد نظر خود را رزرو کنند و مدیران مجموعه نیز از طریق دستورات مختلف، گزارش رزروها را بر اساس افراد یا بازه‌های زمانی مشاهده کنند. برای جلوگیری از اشغال بی‌دلیل ظرفیت‌ها، محدودیت‌هایی برای تعداد رزروها تعریف شد و در عین حال امکان تعریف کاربران VIP نیز فراهم گردید.

در ادامه قابلیت‌های مدیریتی دیگری مانند مسدودسازی کاربران، ارسال پیام به مخاطبان و مدیریت ارتباطات نیز به سامانه اضافه شد.

علاوه بر بخش رزرو، ماژول مستقلی برای ثبت و مدیریت داوطلبان طراحی شد تا مجموعه بتواند فرآیند جذب نیروهای داوطلب را نیز از همان بستر مدیریت کند.

برای افزایش پایداری و کاهش وابستگی به سرویس‌های پرریسک، سامانه بر پایه داکر و با استفاده از زیرساخت‌های قابل استقرار در محیط‌های مختلف پیاده‌سازی شد.

به چه نتیجه‌ای رسیدیم؟

  • حذف بخش قابل توجهی از فرآیندهای دستی رزرو
  • مدیریت خودکار ظرفیت‌ها و محدودیت‌های رزرو
  • تعریف سطوح مختلف دسترسی برای کاربران ویژه
  • امکان گزارش‌گیری سریع از رزروها
  • مدیریت کاربران متخلف و جلوگیری از سوءاستفاده
  • ایجاد کانال ارتباطی مستقیم با کاربران
  • راه‌اندازی فرآیند جذب و مدیریت داوطلبان
  • افزایش پایداری سامانه در شرایط محدودیت زیرساختی

⚙️ این پروژه با این ابزارها ساخته شد؛ اما مهم‌ترین چیز نتیجه آن است.

Node.js PostgreSQL Docker Bale Bot API
مشتریسازمان فرهنگی هنری شهرداری تهران
مدت پروژهاز فروردین ۱۴۰۵
ابعاد پروژهمتوسط
حوزه فعالیتبرگزاری رویداد

دنیا همیشه در حال تغییر است.

اگر کسب‌وکار شما هم نیاز به همراهی دارد، بیایید یک گفتگوی ساده داشته باشیم.

از همین امروز شروع کن